Adoma modernise son SI finance avec les solutions SAP et l’expertise de Seenovate & CODiLOG
Le SI financier d'Adoma : de l'obsolescence à la remise en place de SAP
Seenovate et CODiLOG se sont associés pour moderniser respectivement l’ERP et la solution d’élaboration budgétaire d’Adoma, une filiale de la Caisse des Dépôts. Au menu, un ERP SAP S/4HANA et la solution SAC Planning.
Filiale de la Caisse des Dépôts, Adoma est un acteur clé du logement social accompagné, au travers de plus de 600 résidences, pensions et foyers répartis sur l’ensemble du territoire. Des logements adaptés à un large public : jeunes en insertion, travailleurs précaires, travailleurs migrants, bénéficiaires de minima sociaux… Adoma gère 88 000 clients en France, pour un chiffre d’affaires annuel de 450 millions d’euros. Une vaste organisation, reposant sur l’engagement sans faille de quelque 3500 collaborateurs.
Le SI financier d’Adoma reposait sur un ERP SAP ECC6 devenu obsolète et sur un outil d’élaboration budgétaire, lui aussi arrivé en bout de course. En 2020, le programme de transformation ECLEA prévoit de remplacer ces outils par des solutions « best of bread ». Un projet abandonné en 2022, la direction générale décidant alors de remettre des solutions SAP au cœur de son SI.
Deux partenaires : Seenovate et CODiLOG
« Notre principale priorité était de basculer vers l’ERP SAP S/4HANA », explique Frédérique Leroux-Chevalier, DSI adjointe et Responsable des études chez Adoma. « Toutefois, comme notre solution d’élaboration budgétaire n’était pas adaptée à cet ERP, nous avons aussi décidé de basculer vers SAP Analytics Cloud, et plus précisément SAC Planning. »
Pour l’ERP, Adoma fait le choix d’un projet de conversion de type brownfield, c’est-à-dire à périmètre et fonctionnalités identiques à ceux de son système existant. L’élaboration budgétaire sera pour sa part entièrement refondue dans SAC.
L’organisation lance un appel d’offres en décembre 2022, afin de choisir les intégrateurs qui l’accompagneront sur ce double projet. CODiLOG est retenu pour la partie SAP S/4HANA et Seenovate sur la partie SAC Planning. Deux partenaires travaillant régulièrement de concert sur des projets SAP.
Un double projet au planning serré
Le projet est officiellement lancé en mars 2023, avec une fin des travaux programmée un an plus tard. « Nous avions préparé un maximum de choses en amont pour accélérer le planning du projet : achat des licences via l’UGAP, archivage des données, Readiness Check sur notre ERP SAP ECC6, montée de version de notre GED Opentext. Nous avions également fait le ménage dans les spécifiques, avant que CODiLOG n’entre en piste, » précise Frédérique Leroux-Chevalier.
La migration de SAP ECC6 vers SAP S/4HANA est rendue complexe par son périmètre fonctionnel très étendu (FI, CO, FM, TV, MM, HR, PM, PS) et près de 2000 objets spécifiques. Sans compter que la dernière montée de version datait de 2013. Un projet stratégique donc pour la DSI et les 1500 utilisateurs de l’ERP. « Cette migration s’est bien passée, CODiLOG ayant ici fait preuve de maitrise. Le changement d’hébergement s’est également déroulé sans problèmes particuliers. Je retiens l’osmose entre les différentes équipes, qui a permis de migrer sur SAP S/4HANA sans dégâts. »
Le projet SAC Planning était pour sa part plus complexe. Le système actuel (combinant SAP BW et SAP BPS) n’avait pas connu de montée de version depuis sa mise en place en 2004. Il prenait en charge 300 rapports, mis à la disposition de 11 200 utilisateurs, et assurait l’élaboration budgétaire sur 10 domaines, « Il nous a fallu reconstruire une nouvelle solution de zéro, et ce, en très peu de temps, car nous devions impérativement être prêts pour mars 2024, afin d’assurer les travaux d’élaboration budgétaire. »
L’implémentation de SAC Planning s’est faite en repartant d’une feuille blanche, avec la collecte des besoins des utilisateurs et la reconstruction complète du reporting. Un pari réussi, la solution ayant été livrée dans les délais impartis.
Un travail d’équipe… et d’experts
Au terme de 11 mois de projet et avec le concours de 70 personnes chez Adoma, la modernisation du SI SAP est une réussite. « Nous connaissions très bien notre ancien système SAP sur lequel nous étions totalement autonomes, mais j’ai eu la chance dans ce projet d’avoir un sponsorship fort, un engagement sans faille des métiers et la présence d’excellents partenaires, qui ont su travailler ensemble. En termes de compétences, je savais que j’avais choisi les bons acteurs, et cela s’est confirmé au cours du projet. »
Des évolutions sont aujourd’hui à l’étude : la mise en place d’un nouveau portail salarié, le déploiement de SAP Concur et l’adaptation aux évolutions réglementaires à venir, comme la facturation électronique. « Nous avons par ailleurs reçu de nombreuses demandes autour de SAC, que nous allons collecter et prioriser, » conclut Frédérique Leroux-Chevalier.
